Independentemente do tamanho do seu escritório de advocacia, é importante conhecer as noções básicas de contabilidade e contabilidade para garantir que sua empresa esteja em conformidade com as regras de ética. Neste artigo, apresentamos dicas de contabilidade de escritórios de advocacia e as melhores práticas para uma contabilidade precisa e eficiente, juntamente com os desafios exclusivos dos escritórios de advocacia.

Fique por dentro da contabilidade de confiança

A contabilidade fiduciária, um aspecto obrigatório da contabilidade para advogados, é a prática de manter os fundos dos clientes dados em confiança, incluindo taxas não recebidas pagas como retenção, custas judiciais, fundos de liquidação ou custos avançados, em uma conta separada dos fundos operacionais do escritório de advocacia .

As contas fiduciárias estão entre as áreas mais comuns da contabilidade para os escritórios de advocacia cometerem erros porque têm regras muito específicas sobre o que você pode e não pode fazer com elas, e as penalidades por quebrar essas regras podem ser severas, incluindo a destituição.

É importante aderir às melhores práticas, ou você pode acidentalmente misturar fundos e colocar sua empresa em risco. Como as regras variam de acordo com o estado, certifique-se de consultar a Ordem dos Advogados do seu estado e um contador profissional para garantir que você esteja seguindo o protocolo adequado.

Realize reconciliações de três vias

Cada barra de estado exige que você execute uma reconciliação de três vias a cada 30 a 90 dias entre a conta bancária de confiança, o livro de confiança e os livros de cliente individuais. Uma reconciliação de confiança de três vias envolve o seguinte:

Reconciliar a Conta Bancária Fiduciária com o Razão Fiduciário

O livro de confiança é semelhante a um registro de talão de cheques e deve incluir todas as transações de confiança para cada cliente. Esse livro-razão fiduciário deve ser reconciliado com o extrato bancário da conta de fundos fiduciários. Pode haver algumas transações fiduciárias no livro-razão no final do período, que aparecerão como itens pendentes em sua reconciliação. Isso é bom, mas observe atentamente os itens pendentes para garantir que eles não sejam uma entrada incorreta no razão.

Reconciliar o Trust Ledger com o Individual Client Ledgers

Enquanto o livro de confiança inclui todas as transações de confiança em todos os clientes, os livros de cliente individuais separam essas transações por cliente. A soma de todos os livros-razão do cliente deve ser igual ao saldo no livro-razão de confiança. Não deve haver reconciliação ou itens pendentes porque as entradas no livro de confiança e no livro de clientes devem ocorrer simultaneamente.

Defina e cumpra um orçamento

É importante definir um orçamento para seu escritório de advocacia para criar expectativas de fluxo de caixa e despesas e definir referências de receita. O orçamento facilita a reserva de fundos para despesas maiores, como taxas anuais da Ordem dos Advogados, serviços de pesquisa jurídica e atualizações de tecnologia da informação (TI).

Embora existam muitas maneiras de estabelecer um orçamento, primeiro você precisa de uma estratégia. Comece fazendo uma lista de suas despesas obrigatórias, como taxas de licença, aluguel e serviços públicos. Em seguida, defina metas pessoais e de negócios realistas, como quanto tempo você deseja tirar para férias e se deseja contratar funcionários ou contratados. Depois de projetar sua receita, você pode ter uma visão realista do que precisa fazer para atingir suas metas.

Garantir Reembolsos de Despesas Fácil

Para garantir reembolsos de despesas fáceis, é uma boa ideia exigir que todos os funcionários e parceiros usem um cartão de crédito da empresa. Isso facilita o acompanhamento das despesas de cada cliente e parceiro e cria uma trilha de papel mais direta. Os custos reembolsáveis ​​são normalmente conhecidos como custos avançados do cliente.

Manter a conformidade com os fundos do cliente

Todo escritório de advocacia tem a responsabilidade de manter a conformidade com os regulamentos de ética e, embora as regras de ética variem em cada jurisdição, existem algumas semelhanças básicas quando se trata de contabilidade de escritórios de advocacia. Seja intencional ou por negligência, a violação de regulamentos de conformidade, como o manuseio incorreto de fundos de clientes, pode levar a sérias repercussões, como penalidades financeiras significativas, suspensão de sua licença ou expulsão.

A American Bar Association (ABA) descreve muitas regras que você deve conhecer. Uma em particular é a Regra 1.15: Guarda de propriedade , que descreve as responsabilidades em relação a contas fiduciárias, manutenção de registros e manter os clientes informados sobre seus fundos e propriedades.

Leia aqui também : Dicas para uma gestão contábil eficiente adaptada aos novos tempos

Simplifique o rastreamento de tempo e quilometragem

As horas faturáveis ​​podem ser a chave para o sucesso de um escritório de advocacia, e é essencial ter um sistema de controle de horas que seja fácil de usar e eficiente. Depois de ter um sistema eficaz, certifique-se de colocá-lo em funcionamento sempre que concluir uma tarefa para um cliente. Não se esqueça de incluir os detalhes, como com quem você falou ou que tipo de reunião você conduziu.

Empregar um aplicativo de rastreador de milhagem pode garantir que você e seus funcionários sejam reembolsados ​​por toda a milhagem da sua empresa. Muitos rastreadores de quilometragem podem ser executados em segundo plano em seu telefone e iniciar e interromper viagens automaticamente com base no movimento do telefone. Você pode classificar as viagens como de negócios ou pessoais posteriormente e adicionar informações do cliente. Eles também podem ser usados ​​para calcular deduções de impostos, controlar custos de milhagem e planejar despesas futuras.

Fluxo de caixa futuro do projeto

É importante monitorar seu relatório de vencimento de contas a receber (C/R) para acompanhar todas as faturas pendentes e fazer o acompanhamento, se necessário. Seu F/R pendente também fornecerá informações sobre o dinheiro que você deve receber em um futuro próximo. Também é importante que os advogados prevejam quando os acordos serão finalizados e quando eles esperam receber sua parte dos lucros.

Evite o método de contabilidade de competência

Novas empresas precisam selecionar seu método contábil preferido, o que deve ser feito antes que a empresa apresente sua primeira declaração de imposto. Você pode optar pelo método de acumulação ou de caixa, mas os escritórios de advocacia são quase sempre corporações de serviços pessoais (PSCs) e, portanto, podem usar o método de contabilidade de caixa, independentemente do tamanho.

O método de caixa combina melhor o rendimento tributável com o dinheiro recebido e facilita o pagamento do imposto devido. Você pode escolher o método de contabilidade de caixa usando-o no primeiro retorno. Se você já apresentou uma declaração de imposto usando o método de acumulação, precisará registrar uma solicitação ao IRS para mudar para o método de caixa. Aqui está um resumo dos métodos de contabilidade de competência e caixa:

  • Método de acumulação: Com o método de acumulação, você registra a receita quando é obtida e as despesas quando incorridas, sejam elas pagas imediatamente ou não. Isso cria uma melhor correspondência dos custos com as receitas obtidas em um determinado mês ou ano, mas não necessariamente combina a receita com o fluxo de caixa.
  • Método de caixa: a contabilidade de caixa reconhece a receita quando você é pago, ou quando o dinheiro é recebido, e as despesas quando são pagas. Como a receita e o fluxo de caixa estão alinhados, geralmente é mais fácil cumprir suas obrigações de imposto de renda do que com o método de competência.

Simplifique as tarefas financeiras com software de contabilidade

Embora possa ser tentador economizar custos cuidando você mesmo da contabilidade, o software de contabilidade ajudará você a economizar tempo em tarefas administrativas e fornecerá informações sobre o bem-estar financeiro de sua empresa. O software de contabilidade para escritórios de advocacia líder até mesmo o ajudará a gerenciar as contas fiduciárias dos clientes, monitorar as despesas e o tempo gasto em casos e manter registros para que você possa faturar os clientes com precisão.

Você também pode contratar um contador especializado em trabalhar com escritórios de advocacia se estiver procurando por ajuda extra nesse departamento.

Por que a contabilidade do escritório de advocacia é única

Como os escritórios de advocacia recebem retenções e depósitos antecipados de taxas dos clientes e devem manter essas taxas em confiança até serem ganhas, a contabilidade do escritório de advocacia é mais complexa do que a contabilidade comercial regular. Aqui estão alguns requisitos que diferenciam a contabilidade do escritório de advocacia de outros tipos de negócios:

  • Contabilidade de confiança: é onde você armazena os fundos do cliente, como retentores e taxas de liquidação, e eles devem ser mantidos separados de sua conta bancária operacional. Você é responsável por registrar o recebimento e o desembolso desses fundos e lançar as transações na conta contábil do cliente.
  • Reconciliação de três vias: você precisa reconciliar suas contas bancárias e fiduciárias junto com o livro-razão de confiança do cliente para garantir que todas as contas sejam precisas. Como um escritório de advocacia, você é obrigado a fazer isso a cada 30 a 90 dias, dependendo de onde você mora.
  • Requisitos de conformidade: Existem regras e regulamentos que você deve seguir para manter seu escritório de advocacia em conformidade. Eles mudam com cada jurisdição, então é uma boa ideia se familiarizar com o que se espera de você. Muitos desses requisitos têm a ver com contabilidade de confiança.

Resultado final

Uma compreensão básica das melhores práticas contábeis de escritórios de advocacia é crucial para garantir o gerenciamento adequado das finanças de sua empresa. Decisões sobre processos de cobrança, aceitação de pagamentos e contabilidade fiduciária formam a base para o sucesso financeiro de uma empresa. Portanto, é essencial garantir que você esteja seguindo essas dicas e práticas recomendadas de contabilidade para escritórios de advocacia para economizar tempo, aumentar a lucratividade e evitar problemas de conformidade potencialmente graves.