A primeira coisa a entender com a Lei Geral de Proteção de Dados LGPD é o fato de que cada pessoa é a única e exclusiva titular de seus dados.

As clínicas precisam de autorização para armazenar e utilizar os dados. Além disso, enquanto possuem eles no seu banco de dados, também se tornam responsáveis por sua segurança.

Pedir autorização formal para uso e armazenamento de dados

As clínicas deverão entrar em contato com cada paciente e solicitar uma permissão formal de uso e armazenamento de dados pessoais.

Mas é preciso destacar nessa autorização, de forma clara e especifica, quais serão os dados armazenados e quais usos se farão deles.

Se na permissão concedida pelo paciente não houver a autorização do armazenamento do seu número de telefone, por exemplo, e ainda assim a clínica registrá-lo, você pode ser punido.

Essa permissão é feita através do Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (TCLE), o documento através do qual o titular dos dados permite seu armazenamento e uso para fins específicos.

Nesse documento, o agente (no caso, a sua clínica) deve deixar claro tudo o que a empresa fará com os dados e em quais situações os compartilhará.

Lembre que quando os pacientes são crianças ou adolescentes, os responsáveis pelos dados são seus pais ou responsáveis legais. No entanto, quando eles completarem 18 anos, as autorizações devem ser atualizadas.

Saiba quais são suas fontes de dados

Os formulários preenchidos presencialmente não são mais as únicas fontes pelas quais as clínicas recebem dados de seus pacientes.

Hoje, há formulários digitais preenchidos para a realização de um agendamento de consulta online, além de contatos por ligação telefônica e mensagens por WhatsApp, SMS ou outros aplicativos.

Por isso, cabe à clínica saber quais são essas fontes de dados e atuar para proteger cada uma delas.

Reduza o armazenamento de dados impressos

Sabemos que os dados digitais são vulneráveis a ataques cibernéticos ou outros tipos de vazamento.

No entanto, sistemas de gestão sérios, investem uma infraestrutura de segurança que impede esses problemas.

Com os arquivos impressos, a realidade é outra. Se uma folha de prontuário for roubada, ou até guardada no lugar errado, esses dados se tornam extremamente vulneráveis a serem acessados por muitas pessoas não autorizadas.

Por isso, evite o prontuário impresso sempre que possível! Além de ser mais prático e eficiente, o prontuário eletrônico garante maior segurança e evita problemas com a LGPD.

Disponibilize a portabilidade dos dados

Como as pessoas são proprietárias de seus dados, elas podem solicitar cópias das informações a qualquer momento.

Portanto, sua clínica precisa disponibilizar a portabilidade desses arquivos – eles devem estar sempre disponíveis para envio.

Para isso, recomenda-se a centralização das informações, de modo a facilitar a busca e o envio.

Além disso, a eliminação de arquivos de papel também auxilia uma portabilidade eficiente.

Possuir seus dados centralizados no seu sistema de gestão é um caminho para evitar muita dor de cabeça.

Alinhe a política de segurança com toda a equipe

Não adianta ter sistemas de segurança e seguir todas as orientações de LGPD se parte da equipe na clínica não estiver consciente da importância da lei.

Alinhe a política de segurança com todos os funcionários, diretores, prestadores de serviços e médicos que têm algum tipo de acesso aos dados.

É possível até buscar treinamentos sobre LGPD para os integrantes da equipe que vão ficar mais próximos dos dados, como as secretárias.

Esse tipo de educação permite uma visão mais ampla das necessidades de segurança para os dados da clínica.

Dessa forma, você evita algum tipo de vazamento acidental que poderia ser desastroso para a sua clínica.

Garanta a segurança dos dados armazenados com seu sistema de gestão

A partir da aplicação da LGPD, sua clínica se tornará responsável pela segurança de todas as informações armazenadas em seu banco de dados.

Por isso é preciso garantir que esses dados não sejam acessados por pessoas externas. Um bom software de gestão deve dar essa garantia.

Com o MedPlus, você pode contar com a mesma infraestrutura de segurança digital usada por grandes empresas internacionais, como a Unilever, a Philips e a Netflix.

O programa utiliza criptografia das informações e ainda possibilita a criação de senhas pelos usuários e pela equipe da clínica, com diferentes níveis de acesso.